Richtig kündigen: Wie sollten Sie das Trennungsgespräch organisieren?

Im ersten Teil unserer Blogreihe »Richtig kündigen« haben wir verdeutlicht: Trennungsgespräche zu führen, ist Chefsache. Dieses Mal erörtern wir, in welchem Rahmen Trennungsgespräche stattfinden sollten und was es dabei zu beachten gilt.

Gute Vorbereitung ist alles

Je besser Sie als Verantwortlicher vorbereitet sind, desto reibungsloser geht das für alle Seiten schwierige Gespräch über die Bühne. Eine organisatorische und inhaltliche Planung schafft die passenden Rahmenbedingungen für das Trennungsgespräch. Denn schon kleine Details machen hier den Unterschied. Beginnen wir mit der organisatorischen Planung:

Wo? Die Wahl des Raumes

Die Ortswahl ist ein wichtiges Detail. Wählen Sie einen diskreten und ruhigen Raum. Der verglaste Konferenzraum in der Mitte des Großraumbüros ist ebenso wenig geeignet wie die halboffene Sitzecke oder der Raum am Flur Richtung Kantine. Sorgen Sie dafür, dass Telefone im Raum stummgeschaltet sind und dass während des Trennungsgesprächs kein Mitarbeiter hineinplatzt.

Illustration: Scar1984 @istockphoto.com

Wann? Der richtige Zeitpunkt

Eigentlich gibt es nie den richtigen Zeitpunkt für ein Trennungsgespräch. Allerdings gibt es ein paar Tage, die definitiv nicht infrage kommen. Dazu gehören natürlich der Geburtstag der Betroffenen, das Firmenjubiläum oder der Besuch eines wichtigen Kunden. Freitagnachmittage sind ebenso wenig geeignet, denn: Die betroffenen Personen sollten nach dem Trennungsgespräch die Chance haben, sich an ihren Steuerberater, den Betriebsrat oder andere Ansprechpartner zu wenden. Zur Planung des Zeitpunktes gehört auch, schon vorab einen Termin für das Zweitgespräch zu suchen.

Wer? Gesprächspartner auswählen

Der direkte Vorgesetzte der betroffenen Person muss den gesamten Trennungsprozess begleiten und Hauptgesprächsführer im Trennungsgespräch und den Nachfolgegesprächen sein. Ist er das nicht, kann es zu Missverständnissen kommen. Es ist auch ratsam, im Trennungsgespräch einen weiteren Gesprächspartner dabeizuhaben; aus unserer Erfahrung bewährt sich hier der nächsthöhere Vorgesetzte. So verteilen Sie die Last der unangenehmen Unterredung auf »zwei Schultern« und verbessern Ihre Argumentationsgrundlage. Für das Folgegespräch sollte dann noch ein Kollege aus der Personalabteilung dabei sein.

Wie? Auf Reaktionen vorbereiten

Vorgesetzte sollte ihre Mitarbeiter gut kennen. In der Vorbereitung auf das Gespräch sollten sie sich vorab überlegen, wie der Betroffene auf die Trennung reagieren könnte und wie sie sich darauf einstellen können. Je nach Typ, reagieren Mitarbeiter ganz unterschiedlich auf die unschöne Nachricht. Beispielsweise durch aktiven Widerstand, indem sie sich aufbrausend oder gar aggressiv verhalten oder versuchen, die Vorgesetzten in Verhandlungen und Diskussionen zu verwickeln. Häufig kommt aber auch passiver Widerstand vor: Mitarbeiter wechseln das Thema, schweigen, geraten in Fluchtstarre oder brechen in Tränen aus. Wer sich auf diese Reaktionstypen vorbereitet, weiß, wie er welche Reaktion antizipieren kann. Wichtig ist auch, schon im Vorfeld zu schauen, welcher nicht betroffene Kollege im Unternehmen eine enge Bindung zum Betroffen hat und sich gegebenenfalls nach der Trennung um ihn kümmern kann. Weiß die Führungskraft beispielsweise, dass der Betroffene sehr emotional und bestürzt reagieren wird, kann er den Kollegen im Nachhinein dazu holen und ihn bitten, den Betroffenen nach Hause zu fahren.

Inhaltliche Vorbereitung

Erst, wenn all diese organisatorischen Rahmenbedingungen klar und abgehakt sind, sollten sich die Verantwortlichen an die inhaltliche Vorbereitung des Trennungsgesprächs machen. Wie, das erfahren Sie in unserem Beitrag »Richtig kündigen, Teil 3«.

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