Die Rolle der HR im Trennungsprozess Und welche Faktoren es im Umbau zu beachten gilt

Im Personalumbau können Personalverantwortliche schon mal an ihre Grenzen stoßen: Auf der einen Seite müssen sie die oftmals schwierige Trennung von Mitarbeitern stemmen. Auf der anderen Seite sind sie für die Entwicklung eines zukunftsfähigen Personalkonzeptes für die Zeit nach dem Umbau verantwortlich. Wie gelingt HR-Verantwortlichen dieser Spagat?

Schockstarre oder Handlungsdynamik

Pandemie, Lieferengpässe, Digitalisierung, Krieg: Für Unternehmer gibt es derzeit genug Gründe für schlaflose Nächte. Steht eine Umstrukturierung an, dann müssen im Zuge dessen nicht selten auch Mitarbeiter*innen entlassen werden. Für viele Personalverantwortliche ist das eine enorme Herausforderung. Denn viele Mitarbeitende sind oftmals schon Jahrzehnte in der Firma. Manche haben sogar ihre Ausbildung im Unternehmen absolviert. Ein geschulter Umgang mit den Betroffenen ist hier ganz entscheidend!

Und auch die verbleibende Belegschaft hat mit Ängsten und Sorgen zu kämpfen. Denn die Kündigung von Kolleg*innen trifft sie oftmals wie ein Schock  –  und kann die gesamte Produktivität des Unternehmens lähmen. So hat eine Capgemini-Studie herausgefunden, dass die Leistungsfähigkeit um bis zu 25 Prozent einbrechen kann, wenn das Veränderungsmanagement nicht lückenlos geplant und durchgeführt ist. Damit also keine Schockstarre in der Belegschaft eintritt, sollten HR-Verantwortliche schon vor der Planungsphase wissen, welche Möglichkeiten und Instrumente ihnen für den Umbau zur Verfügung stehen.

Worauf kommt es an?

Um den Umbau nachhaltig erfolgreich zu gestalten, sollte sich die Personalabteilung in Abstimmung mit der Geschäftsführung frühzeitig um folgende Aspekte kümmern:

• Planung des zukünftigen Personalbedarfs nach dem Umbau
• Screening und Bewertung der vorhandenen Mitarbeiterkompetenzen im Unternehmen
• Erarbeitung eines Personalumbaukonzeptes mit entsprechenden Instrumenten (In- und Outplacementmaßnahmen, ggf. Einsatz von Freiwilligenverfahren)
• Erarbeitung eines einheitlichen Kommunikationskonzeptes
• Coaching der Personalverantwortlichen für die Trennungsgespräche
• Prüfung, ob der Personalumbau förderfähig ist und ggf. Beantragung von Geldern bei der Bundesagentur für Arbeit

Was wir immer wieder beobachten: Bei Personalumbau, Umstrukturierung und der Entwicklung eines nachhaltigen Personalkonzepts möchte oftmals niemand im Unternehmen die Verantwortung übernehmen, weil das entsprechende Knowhow fehlt. Die Zielsetzung ist zwar formuliert, aber die Rollen und Aufgaben werden nicht immer klar verteilt.

Und schon entstehen Missverständnisse und ungeklärte Fragen: Hat der Personalbereich genügend Kapazitäten, um den gesamten Prozess von Projektaufsatz bis Nachbereitung zu begleiten? Wer berät professionell bei der Sozialauswahl, bei Freiwilligenverfahren und Qualifizierungen? Ist ausreichend juristische Erfahrung für den Umbau vorhanden? Und wer kennt sich ausgiebig mit den Fördermaßnahmen der Bundesagentur für Arbeit aus? Wenn schon die Organisation und Planung nicht klar geregelt ist, dann wird es schwierig, einen sozialverträglichen und zukunftweisenden Umbau zu realisieren.

Externe Begleitung: Der verlängerte Arm der HR

Die Rolle der HR besteht darin, den Umbau von Personalseite aus zu planen und durchzuführen  –  und alle Beteiligten zu befähigen, den Prozess aktiv mitzutragen. Weil aber viele HR-Abteilungen nicht über genügend Erfahrung und Kapazitäten verfügen, ist externe Unterstützung durch Experten für Personalveränderung und Trennungsmanagement nicht nur sinnvoll, sondern oftmals auch kostengünstiger, da so z. B. Kündigungsschutzklagen vermieden werden.

Wir von Schauenburg strukturieren und steuern den Umbauprozess professionell und bedarfsorientiert und sorgen so für ein klares Rollenverständnis auf allen Ebenen. Darüber hinaus unterstützen wir als verlängerter Arm mit Zusatzleistungen: Dazu gehört z. B. das Coaching von Geschäftsführung, Betriebsrat und Führungskräften zum Thema Change Management und Trennung sowie die Begleitung betroffener Mitarbeitender durch Inplacement– und Outplacement. Dabei greifen wir auch auf innovative Maßnahmen wie die Qualifaktur® zurück, die wesentlich effektiver und effizienter ist als herkömmliche Transfermaßnahmen. Eine Vermittlungsquote von 94 Prozent spricht für sich.

Mehr Handlungsfähigkeit mit Schauenburg  –  die Personalumbauer

Externe Unterstützung im Umbauprozess ist also durchaus angebracht, um die HR-Verantwortlichen zu entlasten und Ihnen das notwendige Rüstzeug für die Abwicklung an die Hand zu geben. Das Ergebnis: Die Personalabteilung bekommt ein klares Verständnis ihrer Rolle und ihrer Aufgaben im Veränderungsprozess und kann diesen professionell umsetzen. Der nachhaltig erfolgreiche Umbauprozess gelingt. Erfahren Sie mehr über unsere Arbeit in unseren Fallstudien, Erfahrungsberichten und Publikationen.