Richtig kündigen: Wie Sie Trennungsgespräche wertschätzend führen

Sie haben verinnerlicht, dass Sie sich als Verantwortlicher nicht drücken dürfen vor der schweren Bürde des Trennungsgesprächs. Auch haben Sie organisatorische und inhaltliche Vorbereitungen getroffen und sind nun bereit, den Betroffenen im Gespräch die Trennungsbotschaft zu vermitteln. Worauf es dabei ankommt, lesen Sie hier:

Nach 5 Minuten ist Schluss

Rufen Sie sich noch einmal ins Gedächtnis: Das Trennungsgespräch besteht aus einem schnellen Einstieg, der Trennungsbotschaft und einem kurzen Abschluss. Das Gespräch sollte nicht länger als fünf Minuten dauern. Es geht hierbei hauptsächlich um die eine Information der Trennung. Alles andere sollten Sie in Folgeterminen besprechen. An dieser Stelle empfehlen wir Ihnen unser kostenloses „Handbuch Trennungsgespräche“, dass Sie als kleines Nachschlagewerk für die Gesprächsvorbereitung mitnehmen können.

Gesprächseinstieg

Der höchste Vorgesetzte im Raum leitet das Gespräch ein. Ganz wichtig: Dabei steigt er direkt in das Thema ein und beginnt nicht mit Smalltalk. Wer sich zu Beginn über das Wetter, den letzten Urlaub oder die Einschulung des Kindes unterhält, löst beim Mitarbeiter ein Sicherheitsgefühl aus. Die anschließende Kündigung trifft ihn dann umso schlagartiger.

Zunächst übermittelt der höchste Vorgesetzte die Veränderungsbotschaft, also die Entscheidungsgrundlage für die Trennung: Was ist der betriebliche Anlass? Wie ist die Situation im Unternehmen? Warum ist eine drastische Veränderung erforderlich? Und warum betrifft es genau diese Abteilung? Der Einstieg besteht aus maximal fünf Sätzen.

Trennungsbotschaft

Daran anknüpfend spricht der direkte Vorgesetzte des Betroffenen dann die Kündigung aus. Zum Beispiel: „Und aus diesem Grund haben wir beschlossen, uns von Ihnen zu trennen.“ Klar, verständlich, mit Blickkontakt – und einer anschließenden Sprechpause. Es dauert oftmals ein paar Sekunden, bis der Betroffene den Inhalt der Nachricht verarbeitet hat. Achten Sie beim Sprechen auch auf Ihre Körperhaltung. Sie sollten nicht schlaff dasitzen. Dem Mitarbeiter muss klar sein, dass Sie und Ihr Tandempartner voll und ganz hinter der Entscheidung stehen.

Vermeiden Sie unbedingt Sätze, wie „es tut mir leid, ich hätte anders entschieden“ oder „wir haben immer gerne mit Ihnen gearbeitet“. Das hilf dem Betroffenen in dieser Situation auch nicht – und kann im Gegenteil sogar als Respektlosigkeit aufgenommen werden. Vorsicht auch vor unüberlegten Formulierungen, wie „Sie sind ja auch nicht mehr der Jüngste“. Sonst laufen Sie Gefahr, vor dem Arbeitsgericht zu landen.

Keine Rechtfertigungen

Rechtfertigen Sie Ihre Entscheidung nicht. Ihr Vorgesetzter hat die betrieblichen Umstände umrissen, Sie müssen nicht erklären, warum Sie sich für den Betroffen entschieden haben. Bleiben Sie immer auf der Sachebene und antizipieren Sie die Reaktion des Betroffenen. Gehen Sie nicht auf Verhandlungen oder Diskussionen ein, lassen Sie sich nicht provozieren und tun Sie nicht gleichgültig. Lassen Sie ihn ausreden und äußern Sie Verständnis, machen Sie aber gleichzeitig deutlich, dass Ihre Entscheidung steht und Sie nicht davon abweichen.

Geben Sie den Betroffenen Zeit, sich zu fassen. Wenn Sie merken, dass der Mitarbeiter sehr stark unter der Trennung leidet, sollten Sie sicherstellen, dass er in Begleitung eines Kollegen nach Hause fährt und zuhause nicht allein ist. Oftmals versuchen Mitarbeiter auch, das Gesprächsthema zu wechseln und eröffnen Nebenkriegsschauplätze, um vom eigentlichen Gegenstand abzulenken. Bleiben Sie standhaft, bleiben Sie beim Thema und wiederholen Sie, dass Sie voll hinter Ihrer Entscheidung stehen.

Gesprächsabschluss

Legen Sie einen Termin für das Zweitgespräch fest, in dem Sie die Details für die Abwicklung und alles Weitere besprechen. Nach der Trennungsbotschaft ist der Betroffene nicht mehr aufnahmefähig. Geben Sie ihm Zeit, die Kündigung sacken zu lassen. Begleiten Sie ihn zur Tür und bleiben Sie auch in der Abschiedsformel sachlich. Ein verlegenes „das wird schon wieder“ klingt hier zynisch. Besser ist beispielsweise: „Herr Meyer, wir sehen uns am … Auf Wiedersehen“.

Nachbereitung

Der schwerste Part ist geschafft! Horchen Sie in sich: Wie geht es Ihnen damit? In der Nachbereitung sollten Sie und Ihr Vorgesetzter sich die Zeit nehmen, das Trennungsgespräch zu protokollieren und zu reflektieren – auf fachlicher und persönlicher Ebene. Mehr dazu erfahren Sie in Teil 5 unserer Blogreihe „Richtig kündigen“.

Handbuch Trennungsgespräche

Fordern Sie jederzeit gerne unser kostenloses „Handbuch Trennungsgespräche“ für Führungskräfte und Personalverantwortliche per E-Mail an: info@personalumbau.de.